beeldband

Succesvolle bijeenkomst OAIS-experts

29 September 2016 Published by Leave your thoughts

Is het een heilig geschrift? Een kompas om op te varen? Of toch meer een venster op de organisatie en de buitenwereld? Op 15 september kwamen veertien Nederlandse en Vlaamse experts op uitnodiging van de NCDD bijeen bij de Koninklijke Bibliotheek om te praten over dé standaard in digitale duurzaamheid: OAIS (ISO 14721). Centraal stonden de dilemma’s bij de vertaling van de standaard naar de praktijk, met als resultaat interessante inzichten en goede input voor de aanstaande OAIS-herziening. Hieronder doen we verslag. Lees ook de blog van OAIS-kenner en mede-organisator Barbara Sierman over de bijeenkomst.

OAIS in 3D

Aan tafel zaten OAIS-experts van de Koninklijke Bibliotheek, Beeld en Geluid, DANS, het Nationaal Archief, Het Nieuwe Instituut, de Erfgoedinspectie, SURFsara, UB Leiden, PACKED, VIAA, Stadsarchief Antwerpen en Divault. We trapten de bijeenkomst af met een creatieve opdracht: het verbeelden van wat OAIS voor de eigen organisatie betekent, met behulp van aluminiumfolie. Er verschenen bijbels, schepen, vliegtuigen, kompassen, vensters, piramides en andere mooie symbolen van de rol die deze toonaangevende standaard speelt. De rode draad hiertussen: allen zagen het OAIS-model als een goede richtlijn en vertrekpunt, en hadden daarnaast grote behoefte aan ondersteuning voor de stap van de theorie naar de (vaak weerbarstige) praktijk.

OAIS in 3D

OAIS in 3D

Praktische problemen met OAIS

We vroegen deelnemers aan de bijeenkomst daarom ook om hun ervaringen met OAIS te beschrijven en dilemma’s te benoemen bij het in de praktijk brengen van de standaard in hun organisatie. De genoemde dilemma’s brachten we onder in vier categorieën:

Algemene punten

  1. OAIS is géén implementatiemodel en heeft een hoge mate van abstractie
  2. We missen praktijkvoorbeelden die het model meer inzichtelijk kunnen maken
  3. OAIS heeft onvoldoende relatie met certificeringsmodellen als ISO 16363
  4. OAIS kan heel goed dienen als gezamenlijke taal, kapstok en basis voor structurering van de organisatie en primaire processen, maar implementatie van het model is specialistenwerk

Functioneel model

  1. Bij de Ingest ontbreekt aandacht voor de communicatie met de Producer; het geven van feedback en het aanbrengen van aanpassingen
  2. Het huidige OAIS model is te strikt ten aanzien van begrippen en functies van SIP en AIP
  3. Het begrip Designated Community is onvoldoende goed gedefinieerd en daardoor slecht naar de praktijk te vertalen
  4. De Access functie is te beperkt uitgewerkt in het huidige model
  5. Het begrip Provenance is abstract en voor meerdere uitleg vatbaar
  6. De functie Preservation Planning is onvoldoende uitgewerkt

Het datamodel (en de AIP)

  1. Een AIP is volgens OAIS onveranderbaar, hetgeen lastig hanteerbaar is in de praktijk
  2. Het onderscheid tussen SIP en AIP is niet altijd even helder
  3. Het OAIS-concept van de AIP is niet meer toereikend, gelet op de dagelijkse praktijk waar we te maken hebben met verschillende bronsystemen en distributed repositories

Ontbrekende elementen in de huidige versie van OAIS

  1. OAIS mist het concept pre-ingest. Wat verstaan we daar dan onder? Wat en zit daar wel en niet in (bijvoorbeeld Waardering en selectie)?
  2. Deselectie is geen onderdeel van OAIS, maar is wel nodig in de praktijk
  3. Er mist een brug tussen de Consumer en Data Management. Voeg daarmee een functie als ‘Customer Support’ toe
  4. OAIS houdt te weinig rekening met andere standaarden die van belang zijn voor de implementatie van een e-depot (technische en beveiligingsstandaarden)
  5. OAIS mist bepalingen met betrekking tot verantwoordelijkheden en controle
De groep selecteert dilemma's

De groep selecteert dilemma’s voor verdere discussie

Aanbevelingen

Over de stellingen in de categorie ‘Algemene punten’ was vrijwel iedereen het eens. Gelet op de beschikbare tijd selecteerden de deelnemers gezamenlijk vier stellingen uit de overige categorieën, waarover eerst gedebatteerd werd in vier subgroepen en daarna plenair. Het doel was om deze stellingen nader uit te diepen vanuit verschillende invalshoeken en vervolgens om te zetten in een scherp geformuleerde aanbeveling. Dit leverde het onderstaande resultaat op:

  • Aanbeveling 1: OAIS moet de verantwoordelijkheden van een archief (paragraaf 3.1 – mandatory responsibilities) prominenter positioneren zodat duidelijk wordt dat dit de basis is voor elke OAIS-implementatie.

    Hetgeen beschreven wordt in OAIS is slechts een deel van dat wat er geregeld moet worden om duurzame toegang tot digitale informatie te waarborgen. Beleid, organisatie, mensen en middelen horen daar ook bij. Dat wordt niet uitvoerig beschreven in OAIS, maar er wordt wel aan gerefereerd. Dat zou prominenter en uitgebreider moeten.

  • Aanbeveling 2: Er moet een terugkoppelingsfunctie zijn naar de Producer na het creëren van een AIP

    De huidige bepalingen in OAIS zijn te technisch en niet gericht op de huidige praktijk. Er zijn dan ook meer contactpunten tussen de Producer en het OAIS-archief nodig. Dit geldt echter niet in alle gevallen en moet daarom een optionele functie zijn. De vraag is of je dit zou moeten regelen in OAIS of dat dit onderwerp is van de submission agreement die een instelling met de Producer afsluit, waarbij je gebruik kunt maken van bestaande standaarden hiervoor (zoals PAIMAS), de zogenaamde “schone slaapsters” (bestaande standaarden die niet veel worden gebruikt).

  • Aanbeveling 3: De definitie van een AIP moet flexibeler zijn

    Een AIP behelst alle informatie die nodig is om de toegang tot een digitaal archief te kunnen garanderen. Daartoe behoort ook contextinformatie. Deze informatie is echter veranderlijk en kan zich fysiek op verschillende plaatsen bevinden. Wijzingen aan een AIP moeten flexibeler uit te voeren zijn dan nu is geformuleerd in het model. Wijzigen kan nu alleen door de betreffende AIP als DIP uit het archief te halen, aan te passen en vervolgens weer als nieuwe SIP en AIP via het ingest-proces terug te plaatsen. Dat levert een nieuwe AIP op. In de dagelijkse praktijk worden er echter vaak wijzigingen aangebracht in de bestaande AIP. Deze moeten vastgelegd kunnen worden in procedures.

  • Aanbeveling 4: Er zijn functies die zo universeel zijn dat ze opgenomen moeten worden in een (nieuwe) Pre-Ingest-functie

    Heb ik voldoende kennis om een digitaal object te kunnen bewaren? Kan ik de authenticiteit waarborgen? Zijn de metadata juist? Ontbreekt er informatie? Is het aangeleverde materiaal in de juiste staat om duurzame toegang te kunnen garanderen? Allemaal vragen waar universele acties bij horen die géén onderdeel uitmaken van het ingest-proces. Bij Ingest gaat het immers om de direct opneembare objecten. Daar gaat een stap aan vooraf die voor elk digitaal archief anders kan zijn. Het is dan ook van belang om een mogelijk nieuwe Pre-ingest-functie zo helder mogelijk te formuleren en daarbij gebruik te maken van al bestaande standaarden hiervoor.

Met deze aanbevelingen werd de bijeenkomst afgesloten, maar het traject van praktijkervaringen en kennis delen over OAIS loopt de komende tijd door.

Bijdragen aan OAIS-herziening

De huidige versie van OAIS dateert uit 2012 en zoals gebruikelijk bij ISO-standaarden wordt deze iedere vijf jaar herzien. In 2017 start de procedure voor de eerstvolgende review. Ter voorbereiding daarop houdt de NCDD samen met DPC en nestor een internationaal OAIS-panel tijdens de iPRES-conferentie in oktober. De resultaten uit de Nederlandstalige sessie gebruiken we als input hiervoor, samen met bijdragen uit andere landen. De uitkomsten van het internationale panel kunt u na iPRES terugvinden op de internationale OAIS-wiki. Deze is bedoeld voor het verzamelen en delen van praktische en theoretische kennis over OAIS en draagt ook bij aan het verbeteren van de nieuwe OAIS-standaard. Informatie over de review en alle andere OAIS-zaken staat op de nieuwe OAIS-pagina van de NCDD.

Praktijkondersteuning

Daarnaast wil de NCDD tegemoet komen aan de veelgehoorde wens om ondersteuning te krijgen bij het in de praktijk brengen van de standaard. Binnenkort brengen we een Nederlandstalige OAIS-wiki online, waar we het gesprek over OAIS levend kunnen houden en praktijkvoorbeelden kunnen delen. Als we OAIS als standaard bruikbaar willen houden, zal de standaard mee moeten veranderen met de wereld van de gebruikers en zullen de gebruikers hun wensen kenbaar moeten maken. Aan iedereen dan ook de oproep om mee te praten. Informatie over OAIS en de toekomstige wiki vindt u op de OAIS-pagina van de NCDD. Blijf ook op de hoogte via de nieuwsbrief Digitale Duurzaamheid.

 

 

Categorised in:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Gerelateerde berichten




Translate »
Top