• nl
  • en
beeldband

Internationale interesse voor kostprijsmodel digitale duurzaamheid

1 July 2019 Published by Leave your thoughts

Op 29 mei was Herman Uffen (BMC) namens het Netwerk Digitaal Erfgoed uitgenodigd bij een workshop van de Digital Preservation Coalition (DPC) in Birmingham om het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid te presenteren. De kosten worden vaak over het hoofd gezien, maar blijken net zo belangrijk voor duurzame toegang als technologie of beleid, aldus Herman:

“Bij de workshop Counting on Reproducibility: Tangible Efforts and Intangible Assets van DPC draaide het om de middelen die nodig zijn voor het bewaren en beheren van digitaal erfgoed en onderzoeksdata. De workshop werd geopend door William Kilbride (DPC) met een introductie en beschouwing op het onderwerp, waarna Paul Stokes het stokje overnam. ‘Middelen’ blijken net zo belangrijk voor digitale bewaring als ‘technologie’ of ‘beleid’. In het verleden is echter meer aandacht geweest voor de technische eisen (hard- en software) dan voor de financiële vereisten voor het duurzaam bewaren en toegankelijk maken van digitaal erfgoed en onderzoeksdata (digitale duurzaamheid). Middelen bestaan hierbij uit twee onderdelen, namelijk de incidentele en structurele kosten en de (maatschappelijke) baten.

Centrale vraag: kosten voorspellen, verdelen en beheersen

De structurele kosten van digitale duurzaamheid zijn vaak lastig vast te stellen en worden vaak niet als zodanig vastgelegd in de reguliere exploitatie van instellingen. Daarbij worden deze structurele kosten vaak op projectmatig manier (focus op de korte termijn) bekostigd. Dit is geen houdbaar bedrijfseconomisch model. De urgentie wordt nog eens versterkt door de verwachting dat de kosten van het digitale duurzaamheid exponentieel zullen stijgen door de exponentiële toename van digitale objecten en data (verdere digitalisering en born digital materiaal). De centrale vragen van de workshop waren dan ook:

  • Hoe kunnen instellingen de kosten van het beheren van digitale collecties op de lange termijn beheersen en voorspellen?
  • Hoe kunnen financiers middelen met vertrouwen verdelen om ervoor te zorgen dat hun doelstelling van duurzame toegang wordt bereikt?

Panel van experts, waaronder Herman Uffen (geheel links)

Wat is de waarde van digitaal erfgoed?

De bepaling van de waarde van digitale duurzaamheid is wellicht nog moeilijk dan het vaststellen van de structurele kosten ervan. In de workshop (specifiek de casestudies) zijn we nader ingegaan op het begrip ‘intangible assets’ en de mogelijkheden vanuit de economische theorie en accountantsstandaarden om de waarde van digitaal erfgoed en digitale data (vanuit een wetenschappelijke context) te bepalen.

Kosten en baten van onderzoeksdata

Vervolgens ging Neil Beagrie dieper in op de kosten en baten van onderzoeksdata. Zijn conclusie is dat er veel onderzoek is gedaan naar kosten en modellen om de kosten van digitale duurzaamheid inzichtelijk te maken, te beheersen en te voorspellen. Deze modellen zijn bijna allemaal Activity Based Cost Models. Sommige hebben een generalistisch karakter en zijn daardoor breder toepasbaar, maar veel modellen zijn een afgeleide van deze modellen en kennen een specifiek organisatorisch karakter met een kleiner toepasbaarheid. Data over kosten (Activity Cost Data) zijn vaak moeilijk te verzamelen en zijn vaak verspreid in een organisatie, maar kunnen door middel van een kostenprijsmodel wel op een structurele en consistente manier worden verzameld en ook worden vastgelegd. Het structureel bijhouden van het inputgegevens is vaak een opgave en vergt discipline. Deze informatie kan vervolgens wel inzicht geven in trends en ontwikkelingen van kosten en daarmee de input zijn voor vuistregels voor de ontwikkeling van de kosten van digitale duurzaamheid.

Overzicht van toegepaste economische methoden, uit de presentatie van Neal Beagrie

Casestudies over praktische toepassing

Daarna volgden drie casestudies:

  • Mary Donaldson, University of Glasgow: Cost, Benefits and Research Data
  • Patricia Herterich, University of Birmingham: Costing Digital Preservation for Research Data
  • James Travers, The National Archives: Valuing digital heritage

Lopende ontwikkelingen in het vakgebied

Vervolgens bespraken we de lopende ontwikkelingen in het vakgebied. Sarah Middleton (DPC) sprak over de verschillende kostprijsmodellen die er bestaan, waarom we deze wel of niet gebruiken en wat de voor- en nadelen ervan zijn. Hierbij geldt dat sommige (vooral eenvoudige) modellen onvoldoende gedetailleerde informatie geven om goed te kunnen sturen op de kosten. Andersom geldt weer dat uitgebreidere modellen deze informatie wel geven, maar vaak te complex zijn voor niet-ingewijden en veel tijd kosten om te onderhouden en structureel bij te houden.

Zij zoomde vervolgens in op het kostenprijsmodel CCEx, als onderdeel van het project 4C. Het project 4C had als visie (in 2015):

“In five years’ time (2020) it will be easier to design or procure more cost effective and efficient digital curation services because the costs, benefits and the business cases for doing so will be more widely understood across the curation life cycle and by all relevant stakeholders. Cost modelling will be part of the planning and management activities of all digital repositories.”

Food for thought

Middleton sloot af met de vraag in hoeverre deze visie nu werkelijkheid is geworden en in hoeverre instellingen echt sturen op de kosten van digitale duurzaamheid. Zij concludeert dat sommige instellingen werken met kostprijsmodellen, zoals CCEx. Maar in hoeverre begrijpen we de kosten van digitaal erfgoed nu echt beter dan 5 jaar geleden, en zijn de kostenmodellen eenvoudig toepasbaar? Vragen om over na te denken….

Controlling the Costs of Digital Preservation

Het laatste onderdeel van de workshop was gereserveerd voor het Netwerk Digitaal Erfgoed, om te vertellen over het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid. Het Netwerk Digitaal Erfgoed heeft dit model de afgelopen jaren ontwikkeld en uitgerold bij instellingen binnen de aangesloten sectoren in het netwerk. Het doel van het model is als volgt:

  1. In kaart brengen van de kosten van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed bij de betrokken instellingen
  2. Analyseren van de kosten(componenten) per activiteit voor elke instelling
  3. Vergelijken van kosten tussen instelling
  4. Verklaren van verschillen in kosten

Ik heb de aanwezigen verteld over de opbouw van het model, qua onderdelen, definities en werking. Ook ben ik ingegaan op de resultaten tot nu toe en de stappen die nog gezet moeten worden. Op dit moment hebben 14 instellingen het model ingevuld en gebruikt als middel om te sturen op de kosten van digitaal erfgoed. Sommige instellingen hebben het model gebruikt als onderbouwing bij het maken van strategische beslissingen op het gebied van samenwerking. Het invullen van het model door deze instellingen heeft laten zien waar de kosten zich bevindingen in het proces, wat de verhouding is tussen personele kosten en materiële kosten en wat de belangrijkste cost drivers zijn.

Herman Uffen BMC) licht namens het Netwerk Digitaal Erfgoed het kostenmodel digitale duurzaamheid toe.

Het bredere perspectief

Tot slot heb ik het bredere perspectief geschetst, namelijk de relatie tot het duurzaamheidsbeleid en collectieve voorzieningen. Dit verhaal werk ik nog verder uit voor het Netwerk Digitaal Erfgoed en wordt later dit jaar gepubliceerd. Een belangrijke constatering is alvast dat kosten altijd het resultaat zijn van inhoudelijke beleidskeuzes en bezien moeten worden vanuit de doelstellingen en context van de instelling.

Tot slot

Hierna sloten we de dag af met een discussie over kosten, het kostprijsmodel en de manier waarop je de baten van digitaal erfgoed en onderzoeksdata kan bepalen. Al met al was het een leerzame dag, en een mooie kans om ons werk in Nederland te presenteren en er in internationaal gezelschap over te discussiëren.”

Meer informatie over het Nederlandse kostprijsmodel vind je op deze website. Op de website van DPC staat een beschrijving van de workshop plus video-opnames van elke spreker.

De studie van Herman naar de relatie tussen de kosten van duurzame toegang en duurzaamheidsbeleid en collectieve voorzieningen verschijnt later dit jaar op de website van het Netwerk Digitaal Erfgoed. Heb je nog vragen? Laat het Herman weten via herman.uffen@bmc.nl.

 

Categorised in:

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *



Translate »
Top