• nl
  • en
beeldband

Eerste Workshop Preservation Metadata: kennisdeling smaakt naar meer

1 mei 2014 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter

Preservation metadata staat op dit moment volop in de belangstelling. Voor de workshop Preservation Metadata die Annemieke de Jong, senior beleidsadviseur Digitale Duurzaamheid van het Instituut voor Beeld en Geluid (B&G) en Marcel Ras, programmamanager bij de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD) op 4 maart jl. organiseerden, was zoveel belangstelling dat deze op 19 juni as. herhaald wordt. Ook deze dag is inmiddels volgeboekt. Het was voor het eerst dat een dergelijke bijeenkomst werd georganiseerd door een instelling in nauwe samenwerking met de NCDD. Dit is een direct gevolg van de nieuwe koers die de NCDD vorig jaar is ingeslagen.

Twee belangrijke vragen
Annemieke de Jong stelde in haar openingswoord de vraag centraal wat preservation metadata nu eigenlijk is. Is het iets nieuws of is het gewoon iets ouds in een nieuw jasje? In de praktijk blijkt dat daar nog veel verschillende opvattingen over bestaan, hetgeen dan ook een van de aanleidingen is geweest om deze dag te organiseren. Zij sprak de hoop uit dat na afloop van de workshop niet alleen duidelijk is wat preservation metadata is en maar ook waar het voor gebruikt kan worden.

Wat mij betreft werden beide vragen meteen door de eerste spreker, Rebecca Guenther, beantwoord. Rebecca kan bogen op in totaal 35 jaar ervaring met metadata bij verschillende  bibliotheken. Zij is momenteel hoofd Editorial Committee Preservation Metadata bij The Library of Congress en heeft aan de wieg gestaan van PREMIS (Preservation Metadata: Implementation Strategies) data dictionary. Omdat zij de 19e niet aanwezig zal zijn bij de tweede workshop, kan ik hier wat dieper op haar presentatie in gaan.

Mocht je niet veel afweten van preservation metadata, dan kon je daar na het volgen van Rebecca’s presentatie niet meer met goed fatsoen in volharden. Zij gaf een uitstekend overzicht van de problematiek van het duurzaam bewaren van digitale informatie en de rol die diverse categorieën metadata in het algemeen en die van preservation metadata in het bijzonder daarbij in een trusted repository kunnen spelen. En daarna ging zij natuurlijk uitgebreid in op de PREMIS datadictionary. Wat is het wel, wat is het niet en waartoe dient het?

Wat is het?
Om met de eerste vraag van Annemieke te beginnen: volgens Rebecca is preservation metadata metadata over alle aspecten en handelingen die een rol spelen bij het duurzaam toegankelijk houden van digitale bestanden. Daarbij moet dan onder meer gedacht worden aan technische informatie, informatie over herkomst, over authenticiteit en over intellectueel eigendom. Naast technical preservation metadata bestaat er bijvoorbeeld ook Intellectual Property Rights (=intellectueel eigendom) preservation metadata, maar deze laatste heeft alleen betrekking op het IPR-aspect van het bestand gerelateerd aan handelingen die moeten worden uitgevoerd binnen een repository. Een repository kan bijvoorbeeld als protocol hebben dat bestanden die daar worden opgeslagen, in twee- of drievoud moeten worden opgeslagen. Meestal is er toestemming van de rechthebbende(n) nodig om die bestanden voor dit doel te kopiëren.

En waar gebruik je het voor?
Ook de tweede vraag van Annemieke: waar wordt preservation metadata voor gebruikt? werd door Rebecca beantwoord: preservation metadata wordt gebruikt om zeker te stellen dat een bestand ook werkelijk is wat het zegt te zijn. Want dat is in de digitale wereld namelijk niet zo vanzelfsprekend. Daarom is het toekennen van metadata, het documenteren van handelingen, het maken van goede afspraken en het opstellen van goede procedures zo belangrijk. Volgens Rebecca is voor dit aspect van digitale informatie nog veel te weinig aandacht, waardoor er nu en in de toekomst grote problemen zullen ontstaan. Zij stelt dat het niet alleen belangrijk is om de data zorgvuldig te bewaren, maar dat het is net zo belangrijk is om de metadata van de data te bewaren. En hoe zit het dan met de metadata van de metadata van de data? Jazeker, die moet ook bewaard worden, want die is ook heel belangrijk. Op zich is dat logisch, maar toch kon ik me van tijd tot tijd niet aan het gevoel onttrekken waar dit allemaal moet eindigen. We kunnen de hoeveelheid digitale data nu al nauwelijks hanteren, en dan komt daar nog deze enorme hoeveelheid metadata bij, die ook steeds maar uitdijt. Gaat de wereld straks aan data ten onder?

Case studies

Na de presentatie van Rebecca volgden vier case studies van de grote instituten en partners van de NCDD: Daniel Steinmeier van het Instituut voor Beeld en Geluid, Margriet van Gorsel van het Nationaal Archief, Lian Wintermans van de Koninklijke Bibliotheek en Ben Companjen van DANS. Waar Rebecca Guenther toch meer een ideaalplaatje schetste, kregen we in de case studies te maken met de weerbarstige praktijk en dat bracht de dag mooi in balans.

Omdat de case studies op 19 juni as. opnieuw gepresenteerd zullen worden, zal ik hier volstaan met het noemen van voor mij opvallende adviezen en knelpunten:

* De impact van verlies aan data bij een instelling is bijzonder groot. Daarom is het heel belangrijk om je duurzame toegankelijkheid van digitale informatie goed op orde te hebben.
* Je moet niet alles in één keer willen regelen, maar werk stapje voor stapje naar je einddoel toe. Dat is het meest haalbare.
* Het is voor bewarende instellingen een grote uitdaging om te bewerkstelligen dat zij vooraan staan in het proces van informatievorming. Dat is de enige manier om te bereiken dat de aangeleverde informatie relatief eenvoudig kan worden opgenomen in het e-depot.
* Het is ook noodzakelijk om stevige afspraken te maken met gebruikers over hoe data moet worden uitgeleverd.
* Het is nu al een groot probleem om data die in het (recente) verleden niet goed is beheerd, op te nemen in een e-depot.
* We bevinden ons in een overgangsfase tussen papier en digitaal en dat zal voorlopig nog wel zo blijven.
* Metadata moet net zo goed duurzaam worden bewaard als de objecten waarop deze betrekking heeft.
* Duurzame toegang tot digitale informatie is niet alleen een kwestie van techniek maar zeer zeker ook een kwestie van organisatie.

Behoefte aan kennisdeling
De workshop werd afgesloten met een paneldiscussie, waarbij de zaal tevens de gelegenheid had om vragen te stellen.
En ja, net toen we dachten dat er eensgezindheid bestond over de betekenis en het gebruik van het woord preservation metadata, werd dit toch weer in twijfel getrokken en bleken de opvattingen hierover toch weer uiteen te lopen. De discussie hierover is dus nog lang niet ten einde. Zelf vinden de professionals dat ook, want uit het publiek kwam tevens de vraag of er meer van dit soort bijeenkomsten kunnen worden georganiseerd omdat er grote behoefte is aan kennisdeling en discussie. Gelukkig voorziet het meerjarenplan van de NCDD daar ruimschoots in. Met dit initiatief is in ieder geval een goede aanzet gegeven. Ik kijk uit naar de volgende bijeenkomst!

Jeanine Tieleman (Medewerker kwaliteitszorg)

Stichting Digitaal Erfgoed Nederland

Gecategoriseerd in :Geen categorie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top