• nl
  • en
beeldband

‘Certificeren kun je leren’: verslag Verkenningsworkshop Certificering

8 november 2016 Gepubliceerd door

Robert Gillesse (IISG) en Carolien van Zuilekom (NCDD) doen verslag van de ‘Verkenningsworkshop Certificering van e-depots’, die het Netwerk Digitaal Erfgoed en de NCDD op 3 november 2016 in Utrecht organiseerden:

“De Verkenningsworkshop Certificering op 3 november was voor 28 geïnteresseerden uit 22 organisaties aanleiding om te komen praten en leren over de mogelijkheden en voordelen van het behalen van een basiscertificering voor hun digitale archief. Vertegenwoordigd waren diverse archieven, softwareleveranciers, (universiteits)bibliotheken, (film)musea, JustId, onderzoeksinstituten en gemeentes, uit zowel Nederland als Vlaanderen.

Bekijk het programma en de aankondiging


Het Utrechts Archief

Deelnemers aan het woord

Plaats van handeling was het Utrechts Archief. Na de opening door Carolien van Zuilekom (NCDD) en Kees Waterman (DANS, projectleider Certificering) volgde een voorstelronde, waarin deelnemers ook de types informatieobjecten plus bijbehorende doelgroepen en de motivatie tot certificering benoemden. Een gemeente verwoordde het als volgt: “Het is een mooie exercitie, waardoor we erachter kwamen dat we toch intern meer moeten gaan vastleggen”. Voor een leverancier van erfgoedsoftware was vooral kennis en voorlichting van belang: “Wij willen onze klanten goed kunnen adviseren over de implementatie van certificering”.

Het Data Seal of Approval

Projectleider Kees Waterman vertelde vervolgens over het certificeringstraject dat bij het Data Seal of Approval (het instapniveau van certificering) hoort. 62 digitale archieven wereldwijd beschikken nu over dit keurmerk. Een paar belangrijke punten:

  • Certificering is niet verplicht, de instelling moet hier zelf het belang van in zien – ook met het oog op kwaliteit en integriteit van beheerssystemen
  • De organisatie bepaalt zelf het ambitieniveau. Naast het DSA zijn er twee opvolgende vormen van certificering (nestor en ISO)
  • Een certificeringstraject is een ‘stresstest’ voor de organisatie, het geeft veel inzicht
  • DSA-certificering is geen audit, maar een peer review op afstand. Er komt niemand ‘bij je in de boeken kijken’
  • Certificering is geen eenmalige gebeurtenis, maar een doorlopend proces (hernieuwen keurmerk, eventueel hoger niveau van certificering)
161103_presentatie_certificering

Presentatie Kees Waterman

‘Het kost wat, maar dan heb je ook wat’

Hoeveel tijd kost het om je organisatie door het DSA heen te loodsen, en hoe nuttig is zo’n traject? DSA heeft hiernaar dit jaar een enquête uitgevoerd (op basis van de ‘oude’ richtlijnen van het DSA, die binnenkort gaan veranderen). Daaruit blijkt dat de tijdsbesteding vooral toeneemt daar waar de interne documentatie nog niet voldoende op orde was. Juist het feit dat dit soort ‘gaten’ blootgelegd worden, wordt door de deelnemende organisaties als een belangrijke opbrengst van het traject gezien. Het proces gaat beduidend sneller als deze documentatie al enigszins op orde is. Het algemene oordeel over het nut en noodzaak is erg positief: het kost tijd en investering, maar het certificeringstraject biedt veel voordelen.

Het Scoremode als een opstap naar certificering

Robert Gillesse (IISG, voorheen DEN) en Bert Lemmens (PACKED) laten de deelnemers vervolgens kennismaken met het Scoremodel Digitale Duurzaamheid. Dit is een laagdrempelige online tool die je kunt gebruiken als voorbereiding op een certificeringstraject. Na het doorlopen van een vragenlijst (antwoordopties ‘ja’ en ‘nee’, dus geen uitgebreide documentatie nodig), geeft het Scoremodel je inzicht in hoe de organisatie ervoor staat. Ook volgen er uit de tool concrete actiepunten om mee aan de slag te gaan, om zo de meest urgente zaken (gedefinieerd als ‘hoog risico’) aan te pakken. Er wordt gewerkt aan een vernieuwde, meer gebruiksvriendelijke versie van het Scoremodel. In dat vernieuwde Scoremodel wordt ook een duidelijke link gelegd richting DSA-certificering. De URL blijft hetzelfde en de open source-code is te vinden en her te gebruiken via het PACKED-account op GitHub.

'Hoog risico' volgens het Scoremodel

‘Hoog risico’ volgens het Scoremodel

Preserveringsbeleid: van kruimels naar kiezels

Daarna is het de beurt aan Barbara Sierman (Koninklijke Bibliotheek, NDE-projectleider Duurzaamheidsbeleid), die vertelt over het belang van duurzaamheidsbeleid, ook voor certificering. Barbara trekt de parallel met de broodkruimels van Kleinduimpje: om ervoor te zorgen dat alle onderdelen van duurzame archivering duidelijk zijn en blijven, ook als mensen vertrekken en de tijd verstrijkt, moet je van die broodkruimels kiezels maken. Het vastleggen en (online) publiceren van beleid doe je voor de interne staf, maar ook voor depotgevers, collega-instellingen, gebruikers, subsidiegevers en het algemene publiek.

De Engelstalige Catalogue of Preservation Elements (van het SCAPE-project) is nu door de NDE-projectgroep Duurzaamheidsbeleid omgezet in een Nederlandstalig sjabloon, voorzien van voorbeelden uit de Nederlandse situatie. Deze komt dit jaar nog beschikbaar via de NCDD-wiki. Het sjabloon helpt organisaties op weg bij het vastleggen van beleid en beschrijft onder andere welke elementen erin moeten worden opgenomen en waarom dit van belang is. Het sjabloon helpt tevens om in kaart te brengen welke personen in de organisaties hierbij betrokken moeten worden, zodat het beleid ook breed gedragen wordt.

161103_groepjes_certificering

Deelnemers aan de slag met duurzaamheidsbeleid

Na Barbara’s uitleg gingen de deelnemers in kleine groepjes aan de slag met de uitwerking van een van de beleidselementen. Centraal stond in hoeverre er in de eigen organisatie al iets over vastgelegd was. In de plenaire terugkoppeling bespreken de deelnemers hun ervaringen met de Catalogus. Vragen die opkwamen, gingen onder andere over de toegangsrechten (wie mag waarbij?), bit preservation en auteursrecht.

Overgang naar nieuw Data Seal of Approval

Kees Waterman opende het middagprogramma met een uitleg van de aanstaande vernieuwing van het Data Seal of Approval, ingegeven door het samengaan met World Data Systems. De nieuwe DSA-invultool wordt volgens planning dit jaar nog online geplaatst.

Een paar observaties en vragen uit de zaal:

  • Enige assertiviteit bij het invullen kan geen kwaad. Je kunt best een eigenzinnige uitleg geven aan een criterium, zolang dit maar goed is onderbouwd.
  • Als er alleen Nederlandstalige documentatie is, moet je deze Engelstalig samenvatten en ernaar verwijzen (bijvoorbeeld wetstekst).
  • De eisen van het nieuwe DSA-keurmerk zijn iets strenger
  • Een DSA kan gelden voor je hele organisatie of slechts een onderdeel. Zo is bijvoorbeeld het hele BenG-archief gecertificeerd, maar van DANS is alleen het EASY-archiveringssysteem gecertificeerd.
  • In principe wordt gepubliceerd wat je in de tool hebt ingevuld, om transparantie te creëren. Vertrouwelijke informatie hoef je echter niet te delen.
  • De projectgroep werkt aan een Nederlandse vertaling van de eisen van nestor en het Data Seal of Approval.

Aan de slag:  ingest en pre-ingest

De deelnemers gaan na een inleiding van Valentijn Gilissen (DANS) in subgroepen aan de slag met de onderwerpen ingest en pre-ingest uit de DSA-richtlijnen. Opvallende zaken die plenair werden gedeeld:

  • De ingest-fase lijkt steeds meer te verlopen volgens een standaard-workflow met een vast repertoire van daarvoor geschikte tools. De pre-ingest fase is een ander verhaal: veel pionieren, veel specifieke en nieuwe tooling nodig
  • Veel deelnemers beamen dat het zinvol is om te investeren in een langetermijnrelatie met je (grotere) archiefvormers. Zo kun je invloed uitoefenen op creatie, metadatering en overdracht. Het is zaak bij de belangen en gevoeligheden van de archiefvormer aan te haken (zoals bijvoorbeeld “vertrouwen” en “beveiliging”)
  • Soms echter zal je genoegen moeten nemen met het archief zoals het wordt overgedragen. Hoe en waar in het werkproces dan de waardering en selectie plaatsvindt, is niet duidelijk: tijdens de pre-ingest of pas tijdens de ingest?
  • Het lijkt erop dat de verwachte toevloed van digitaal overheidsmateriaal gaat leiden tot grote nieuwe achterstanden
  • Hoop en verwachting is dat de pre-ingest in toekomst korter zal worden als de onderlinge afspraken tussen archiefvormer en het archief duidelijker worden

Ervaringen van Beeld en Geluid met DSA-certificering

Bij verhindering van projectlid Annemieke de Jong (Beeld en Geluid) vertelt Kees Waterman over de ervaringen van Beeld en Geluid met het certificeringstraject. Voor het behalen van het keurmerk bleek een lange adem nodig. In 2012 begon het proces van oriëntering op certificering. In december 2015 meldde Beeld en Geluid zich aan bij DSA, waarna de uiteindelijke toekenning volgde in augustus 2016. Een greep uit de geleerde lessen:

  • Er waren veel mensen bij betrokken, maar uiteindelijk werd het project getrokken door een kleine projectgroep en 2 experts.
  • Beeld en Geluid heeft veel nieuwe documentatie aangemaakt ten behoeve van de certificering. Dit had vooral te maken met de verschillende archiveringworkflows die zij moet verwerken.
  • Er was veel intern overleg nodig om het eens te worden over terminologie
  • Voordelen van het certificeringsproces en DSA-toekenning: verdere kennisontwikkeling, gedeelde terminologie, verantwoording naar depotgevers en gebruikers verduidelijkt, beter inzicht in de verschillende workflows

Lees verder over de ervaringen van Beeld en Geluid in het artikel van Annemieke de Jong (PDF).

161103_management_en_certificering

Management en certificering

Wordt vervolgd

Al met al was het een geslaagde bijeenkomst waarin veel kennis werd gedeeld en waarmee de deelnemers beter beslagen ten ijs komen zodra zij het certificeringstraject in gaan. De projectgroep organiseert in januari een terugkomdag voor de aanwezigen, om verder in te gaan op het starten met het certificeringstraject. In maart volgt een tweede terugkomdag om de eerste ervaringen met het proces te delen.”

Houd de NCDD-website in de gaten voor deze vervolgbijeenkomsten, nieuws over de Nederlandse vertalingen van DSA en nestor, de vernieuwde versie van het Scoremodel en de Wiki Duurzaamheidsbeleid.

 

 

 

 

Gecategoriseerd in :

Commententaren zijn gesloten.



Translate »
Top