• nl
  • en
beeldband

Samen huiswerk doen is fijner dan alleen: verslag 3e workshop Certificering

6 juli 2017 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter

De NCDD blogt over de derde workshop Certificering op 29 juni. Het was hard werken voor de deelnemers, maar met mooi resultaat:

“Op donderdag 29 juni namen de 23 deelnemers aan de workshop ‘Certificering: de vertaling naar uw organisatie’ de richtlijnen van het DSA/WDS-keurmerk voor certificering van digitale archieven samen eens stevig onder de loep. Ook hieruit bleek weer de meerwaarde van samenwerking. “Het was mij niet altijd meteen duidelijk wat er precies werd bedoeld met de termen in de richtlijnen. Daarom was het heel nuttig om daar met elkaar over van gedachten te wisselen”, aldus een van de deelnemers.

Deelnemers verzamelen hun vragen en opmerkingen

Drie op een rij

De workshop was de derde die het Netwerk Digitaal Erfgoed en de NCDD over het certificeren van digitale archieven organiseerden. De workshops zijn onderdeel van het project Certificering van e-depots van het Netwerk Digitaal Erfgoed, dat als doel heeft om geïnteresseerden te informeren over en beter voor te bereiden op een certificeringstraject. We gaan daarbij uit van een basisniveau: de ‘Core Trustworthy Data Repository Requirements’ (Nederlandse vertaling: Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven). Dit certificeringsinstrument is het resultaat van de in 2016 samengevoegde Data Seal of Approval (DSA) en het World Data System keurmerk (WDS).

Het mogen voeren van een certificeringskeurmerk geeft naar de buitenwereld toe veel vertrouwen. Daarnaast blijkt het een goede test te zijn voor de interne processen en de aanwezige kennis en kunde, zo blijkt uit een enquête van het Certificeringsproject bij DSA-gecertificeerde instellingen.

In de eerste twee workshops lag de nadruk op het nut van certificering, het certificeringstraject en het delen van ervaringen van instellingen die al een keurmerk behaald hebben (Data Seal of Approval of nestor). In deze vervolgworkshop gingen we de diepte in om met deelnemers en experts de richtlijnen van het DSA/WDS te vertalen naar de praktijk.

Zo’n vertaalslag is waardevol omdat de richtlijnen oorspronkelijk zijn opgesteld voor wetenschappelijke archieven. Niet alle termen en processen zijn daarom een-op-een toe te passen op een erfgoedinstelling. Daarnaast kent het DSA/WDS-keurmerk een beperkt aantal richtlijnen, 16 in totaal, waardoor de formulering soms beknopt is (bijvoorbeeld in vergelijking met het 34 richtlijnen tellende nestor-keurmerk) en het waardevol is om met elkaar in gesprek te gaan over de precieze invulling ervan voor de eigen situatie.

Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven

Aftrap en inleiding

Marcel Ras, programmamanager voor het Netwerk Digitaal Erfgoed en de NCDD, heette om 10.00 uur de aanwezigen welkom en schetste nog even de context van het project Certificering binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed. Alle projecten binnen het werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar zijn nu afgerond, kijk op de website van de NCDD voor alle projectresultaten (tools, handreikingen, cursus, rapporten etc).

Uit het voorstelrondje blijkt de diversiteit van de deelnemers: vertegenwoordigd zijn Kennisinstituut Atria, de Universiteitsbibliotheek Leiden, EYE Filmmuseum, softwareleveranciers DiVault en Data Matters, de Justitiële Informatiedienst, Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers, de Rijksuniversiteit Groningen en ook gastheer het Utrechts Archief. Daarnaast waren experts van het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, DANS en het IISG aanwezig (alle gecertificeerd of op weg daar naartoe) om de rol van tafelvoorzitter te vervullen en te vertellen over hun interpretatie van de richtlijnen bij het doorlopen van het certificeringsproces.

Inleiding door Marcel Ras

Hulpmiddelen bij certificering

Barbara Sierman (manager digital preservation bij de Koninklijke Bibliotheek) vertelde vervolgens welke producten van de projectgroep Certificering er al te gebruiken zijn:

– de folder ‘Certificering: doe ik het goed?’ (PDF)
– het Scoremodel Digitale Duurzaamheid ter voorbereiding op het DSA-traject
– de Nederlandse vertaling van richtlijnen voor DSA/WDS (PDF)
– de Nederlandse vertaling van de nestorrichtlijnen (PDF)
– en, vanaf 6 juli live, de Wegwijzer Certificering voor Digitale Archieven – een website waarop alle informatie, hulpmiddelen en ondersteuning bij het certificeringsproces bij elkaar staan.

Aan de slag

Vervolgens gingen we aan de slag: drie groepen van diverse samenstelling bespraken onder leiding van een tafelvoorzitter (Annemieke de Jong van Beeld en Geluid, Valentijn Gilissen van DANS en Remco van Veenendaal van het Nationaal Archief) de richtlijnen die hun waren toegewezen. De focus lag daarbij op de gebruikte terminologie en kernbegrippen (Zijn deze duidelijk? Welke associaties heb je hierbij?) en de documentatie die nodig is om deze richtlijn te kunnen onderbouwen. De bevindingen van elke groep werden op kaartjes gezet en op vellen papier verzameld.

Richtlijnen 1 tot en met 6: organisatorische infrastructuur

Annemieke deelt tips en ervaringen gericht op de organisatorische infrastructuur uit het succesvolle DSA-traject van Beeld en Geluid. Beeld en Geluid profiteerde bij de aanvraag van het feit dat alle benodigde documentatie al aanwezig waren. Deze moesten echter wel wat worden aangepast om als bewijslast voor het DSA te kunnen dienen. Enkele tips: probeer verschillende documenten te combineren, zodat het een beheersbare groep documenten blijft. Alles moet immers ook up-to-date worden gehouden. Stel nieuwe documenten meteen in het Engels op, dat scheelt weer vertaalwerk. Daarnaast werkt het voor Beeld en Geluid heel goed om te inventariseren welke kwaliteiten er in huis moesten zijn en de organisatie in te delen aan de hand van het OAIS-model, zodat medewerkers preservering vanzelf meer als een doorlopend proces gaan zien.
Bekijk ook het uitgebreide preserveringdocument van Beeld en Geluid.

In de bespreking van dit eerste blok richtlijnen bleek dat de verschillen in interpretatie en toepassing tussen de verschillende domeinen (archieven, musea/cultuur, AV-media, bibliotheken en wetenschap) nauwelijks een rol speelde. Deelnemers konden elkaar daardoor nog beter adviseren, bevragen en verder helpen.

Een groep werkt aan de richtlijnen

Richtlijnen 7 tot en met 14: beheer

Remco deelde zijn ervaringen met de lopende DSA-aanvraag van het Nationaal Archief. Een paar aanraders: zorg ervoor dat je duidelijk afbakent welk (deel van het) archief je precies wilt laten certificeren. Bij het Nationaal Archief is het bijvoorbeeld zo dat de aanvraag alleen geldt voor het eigen e-depot, niet voor de Regionaal Historische Centra (RHC) die ook van deze infrastructuur gebruikmaken. Maar daar waar mogelijk heeft het Nationaal Archief documentatie wel generiek opgesteld, zodat de RHC’s daar desgewenst later wel gebruik van kunnen maken. Verder kende de aanvraag een vliegende start doordat vooraf al was geïnventariseerd welke relevante documenten er aanwezig waren in de organisatie.

Uit de groepsbespreking van de richtlijnen kwam onder andere naar voren dat deelnemers de link misten tussen het OAIS-model en de richtlijnen van DSA/WDS. Een koppeling zou het makkelijker maken om terminologie juist te interpreteren.

Samen bestuderen en bespreken van terminologie en bewijsmethodes

Richtlijnen 15 en 16: technologie

Valentijn Gilissen (DANS) vertelde over de nestor/DIN-certificering die DANS heeft behaald voor het online archiefsysteem EASY, als vervolgstap op het DSA-basiskeurmerk. Hoewel DANS ook in het bezit is van het oorspronkelijke Data Seal of Approval willen zij vanwege de actuele waarde ook de aanvraag voor het nieuwe DSA/WDS-keurmerk ‘CoreTrustSeal’ gaan doen.

Bij het behandelen van de richtlijnen bemerkten de groepen dat er op dit technische vlak meer verschillen naar boven kwamen tussen de domeinen.

Tafelvoorzitter Remco van Veenendaal geeft een korte toelichting op de richtlijnen

De oogst en de toekomst

Nadat alle richtlijnen aan bod waren gekomen, koppelden Marcel en Barbara plenair de bevindingen van de groepjes terug. De richtlijnen lieten in de ogen van de deelnemers her en der wat ruimte voor de precieze invulling en bewijsmethode ervan. Om die reden was deze gezamenlijke sessie erg nuttig. “We hielpen elkaar begrijpen hoe we de richtlijnen in konden vullen en hoe we de gevraagde punten konden bewijzen”, zo zei een van de deelnemers. Ook de aanwezigheid van experts als tafelvoorzitter bleek van waarde: “Dat je praktijkvoorbeelden hoort van iemand die al een certificering behaald heeft, helpt ook echt bij het interpreteren ervan”, aldus een andere aanwezige. Verder werd genoemd dat het waardevol is om dit ‘huiswerk voor certificering’ samen te doen in plaast van alleen.

Het project Certificering is met deze workshop afgerond, maar de groep experts gaat na de zomer door onder de naam “Werkgroep Certificering van digitale archieven” van het Netwerk Digitaal Erfgoed. De werkgroep Certificering verwerkt de gedetailleerde uitkomsten van de workshop in een handleiding voor de praktische toepassing van de DSA/WDS-richtlijnen voor erfgoedinstellingen, die op de Wegwijzer Certificering voor digitale archieven gepubliceerd wordt. Het bestuur van DSA/WDS kan dit document ook gebruiken bij de doorontwikkeling van de richtlijnen. Naast deze handleiding gaat de werkgroep ook praktijkvoorbeelden delen over het certificeringstraject via de nieuwe Wegwijzer.”

Gastheer Utrechts Archief geeft onverwachts een prachtige demonstratie van de vergankelijkheid van hardware (en de noodzaak van digitale duurzaamheid)

Meer informatie

Gecategoriseerd in :

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed