• nl
  • en
beeldband

Een keurmerk behaal je voor jezelf: Verslag workshop Certificering in de praktijk

23 maart 2017 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter

Op 16 maart gingen experts van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid en het Netwerk Digitaal Erfgoed bij het Utrechts Archief in gesprek en aan de slag met een diverse groep enthousiaste deelnemers. Op het menu stond de certificering van digitale archieven en met name de praktische voorbereiding daarop. Marcel Ras, programmamanager NCDD, doet verslag:

Waarom certificeren?

Het is voor collectiebeherende instellingen erg waardevol om een certificeringstraject in te gaan. Het draagt bij aan de kwaliteit van de interne processen en leidt er (bij goed gevolg) toe dat de organisatie formeel de status krijgt van betrouwbare partij voor het langetermijnbeheer van digitale informatie. Maar wat betekent dit eigenlijk voor je organisatie? En wat komt daar allemaal bij kijken? Hoeveel tijd kost het en welke kennis heb je nodig? Waar moet je allemaal aan denken en wat levert het je uiteindelijk op? Hierover ging het op 16 maart, aan de hand van een viertal praktijkvoorbeelden en in levendige gesprekken tussen de deelnemers. Vertegenwoordigd waren diverse archieven, softwareleveranciers, (universiteits)bibliotheken, (film)musea, JustId, onderzoeksinstituten en gemeentes.
Bekijk programma en aankondiging

Deelnemers aan de workshop Certificering in de praktijk

Deelnemers aan het woord

Na een welkomstwoord van Chantal Keijsper, directeur van het Utrechts Archief, en een korte introductie over het hoe en waarom van deze workshop door Marcel Ras (NCDD) volgde een voorstelronde waarin de deelnemers vertelden waar hun organisatie staat ten aanzien van digitale archivering en certificering, en wat hun eigen rol daarin is. Hieruit bleek duidelijk dat de beweegredenen om gebruik te maken van een certificeringsinstrument als het Data Seal of Approval (DSA) zeer uiteenlopend zijn. Voorbeelden zijn ‘Als leidraad bij het nadenken over de inrichting van een e-Depot’, ‘Om een formele certificering van ons e-depot voor te bereiden’ en ‘Als verkoopargument’.

Basiseisen voor certificering digitale archieven nu in het Nederlands

Vervolgens gaf Barbara Sierman (Koninklijke Bibliotheek) een introductie over het onderwerp certificering op basis van de basiseisen voor digitale archieven. Er zijn verschillende niveaus van certificering, die oplopen in complexiteit. De basisvorm van certificering maakt gebruik van de zestien richtlijnen van de ‘Core Trustworthy Data Repository Requirements’. Deze richtlijnen zijn een samenvoeging van de eisen die gesteld worden door het Data Seal of Approval (DSA) en die van ICSU World Data System (ICSU-WDS). Deze basiseisen zijn vertaald in het Nederlands en door de NCDD gepubliceerd als “Basiseisen voor betrouwbare, digitaal duurzaam toegankelijke archieven” (PDF).

Barbara Sierman vertelt over nut en noodzaak van certificering

Welke investering voor certificering?

Barbara presenteerde vervolgens de uitslag van een survey die door de projectgroep Certificering is gehouden onder een vijftigtal instellingen die inmiddels gecertificeerd zijn volgens het DSA. Centraal stond tegen welke problemen de instellingen waren gelopen, hoeveel tijd het ze had gekost, wat het ze had opgeleverd en of ze het certificeringstraject ook aan anderen zouden aanraden. Op basis van de uitkomsten kon de projectgroep een aardig schatting maken van de tijd die het DSA-traject een instelling kost. Uit een enquête van het DSA-bestuur zelf bleek eerder al dat de tijdsbesteding vooral toeneemt wanneer de interne documentatie nog niet voldoende op orde is. Juist het feit dat dit soort ‘gaten’ in de bedrijfsvoering blootgelegd worden, wordt door de deelnemende organisaties als een belangrijke opbrengst van het traject gezien. Het algemene oordeel over het nut en noodzaak is erg positief: het kost tijd en investering, maar het certificeringstraject biedt veel voordelen.

Ervaringen uit de praktijk

Daarna deelden vier organisaties, alle op verschillende punten in het certificeringsproces, hun ervaringen. Het Nationaal Archief (Remco van Veenendaal, presentatie) is een project gestart om aan de DSA-richtlijnen te voldoen, net als het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (Robert Gillesse, presentatie) in Amsterdam, terwijl 4TU.ResearchData inmiddels al een vernieuwing van het DSA-certificaat achter de rug heeft (Madeleine de Smaele, presentatie). DANS is zelfs een stapje verder gegaan en heeft vorig jaar de volgende trede van certificering gehonoreerd gezien: het nestor Seal of Approval (Valentijn Gilissen, presentatie).

De ervaringsdeskundigen gingen onder andere in op het voorbereidingstraject, het betrekken van de juiste mensen in de organisatie, de tijdsinvestering en het managementdocument op basis waarvan het startsein voor het traject moet worden gegeven.

Slagroom op het toetje: de richtlijnen onder de loep

Ook gingen de deelnemers aan de slag met de DSA-richtlijnen en de voorbereiding van een certificeringstraject. Verschillende richtlijnen werden gezamenlijk onder de loep genomen. Daarbij bespraken we telkens of de betreffende richtlijn duidelijk genoeg is geformuleerd en toegepast kan worden op de eigen situatie, of de documentatie waarom gevraagd wordt geleverd kan worden en volledig is, en hoe nuttig het aanleggen van de gevraagde documentatie is. Een aantal opvallende zaken die werden gedeeld:

  • De richtlijn rondom licenties is onvoldoende duidelijk en gaat helemaal niet in op zaken als auteursrecht en gebruiksrechten. Deze zijn van groot belang voor erfgoedcollecties.
  • Het is niet altijd duidelijk wat het onderwerp van certificering is. Is dat een systeem of een organisatie als geheel, of een collectie?
  • Toelichtingen op de richtlijnen zijn vaak iets te vaag en dienen voor de eigen situatie geïnterpreteerd te worden. Hiervoor is meer ondersteuning nodig. Voorbeelden van verschillende interpretaties in verschillende domeinen helpen daarbij.
  • Vaak zijn organisatie afhankelijk van leveranciers en andere stakeholders. Dat is lastig te verwerken in een certificeringstraject. De term ‘ketencertificering’ werd daarbij genoemd.
  • Tot slot werd benadrukt dat een certificeringstraject wordt uitgevoerd om je eigen processen onder de loep te nemen en ten behoeve van de professionalisering van je organisatie, niet omwille van de certificering zélf. Het behalen van een certificaat is dan ‘de slagroom op het toetje’.

Groepjes aan de slag met richtlijnen certificering

Bevindingen en adviezen

De deelnemers gingen aan het eind van de middag aan de slag met de voorbereidingen van een certificeringstraject. Daarbij bespraken zij in groepjes wat er allemaal nodig voor de ‘verkenningsfase’, oftewel de aanvang van een certificeringstraject. Ook hier kwamen een aantal interessante bevindingen en adviezen uit:

  • Een certificeringstraject is een project en moet ook als zodanig worden aangepakt.
  • Er is een ruime betrokkenheid en kennis vanuit de organisatie nodig, van professionals op het gebied van digitale duurzaamheid, juridische zaken, publieksdiensten, collectievorming, collectiebeheer, technische zaken, informatiebeveiliging tot communicatie.
  • Commitment van het management is noodzakelijk, met go- en no-go-momenten.
  • Er is een goede interne overlegstructuur nodig.
  • Bedank vooraf heel goed hoe ver je gaat met het maken/aanleveren van documentatie en bedenk daarbij dat de benodigde documentatie vooral bestemd is voor het beheren en beheersen van je eigen processen.
  • Certificeren doe je voor jezelf en voor je klanten, niet omwille van het certificaat.
  • Een certificeringstraject kost tijd en geld, maar zorgt voor professionalisering van je organisatie.
  • Je (duurzaamheids)beleid of preservation policy is een belangrijke onderlegger van het certificeringstraject.
  • Certificering helpt je bij het toetsen van je ambities aan de realiteit.

Good enough is the new perfect

Tot slot werd nogmaals benadrukt dat het bij certificering dus vooral draait om jezelf als organisatie en om een professionaliseringsslag. Een certificeringstraject bestaat uit die activiteiten die daaraan bijdragen. Daarbij is het lang niet altijd nodig om alles tot op de kleinste details uit te werken, oftewel (in de woorden van Remco): ‘Good enough is the new perfect’.

Wordt vervolgd

Al met al was het een geslaagde tweede certificeringsbijeenkomst. De gedeelde kennis zorgt er hopelijk voor dat de deelnemers beter beslagen ten ijs komen zodra zij het certificeringstraject in gaan. De NCDD en NDE organiseren in juni een derde, opvolgende workshop waarin we nog dieper het certificeringstraject induiken. Houd de NCDD-website en de nieuwsbrief in de gaten voor deze vervolgbijeenkomst.

Graag tot ziens!

 

Meer weten over certificering?

  • Alle informatie over het hoe en waarom van certificeren van digitale archieven en de beschikbare tools en hulpmiddelen (waaronder de Nederlandse vertaling van de basiseisen) vindt u op de pagina Wegwijzer certificering.
  • Bekijk ook de activiteiten van de projectgroep Certificering.

 

 

Gecategoriseerd in :

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed