• nl
afbeelding NCDD

Project Kosten van duurzame toegang

Dat digitale collecties duurzaam toegankelijk moeten zijn, staat als een paal boven water. Maar wat het precies kost om dit te bewerkstelligen, is niet duidelijk. Dat gebrek aan inzicht in kosten, baten en de business case maakt het moeilijk om duurzame toegang te realiseren binnen een organisatie. Met dit project willen de partners van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de NCDD meer licht schijnen hierop.

Projectdoel

Het doel van dit project is vierledig:

  1. Inzicht krijgen in de kosten van digitale duurzaamheid om grip en sturing te vergroten.
  2. De kosten van digitale duurzaamheid vergelijken met andere instellingen, om ervan te leren en de grip en sturing verder te vergroten.
  3. Statistische forecasting uit kunnen voeren op basis van correlatie en regressie.
  4. Met behulp van de drie bovenstaande punten strategische keuzes maken, zowel op instellingsniveau als op (boven)sectoraal niveau.

Projectresultaat: kostprijsmodel

Om deze doelen te bereiken ontwikkelde adviesbureau BMC met coördinatie van het Netwerk Digitaal Erfgoed het Kostprijsmodel Digitale Duurzaamheid (januari 2017, PDF), gebaseerd op het model dat het Europese 4C-project eerder opzette. De vereisten hierbij waren dat instellingen met behulp van het model de kosten van duurzame toegang moeten kunnen bepalen en beheersen. Vervolgens moet het mogelijk zijn om verschillende organisaties en kostencomponenten met elkaar te vergelijken en hiervan te leren. Het kostprijsmodel is een activity based cost model en richt zich op de activiteiten die nodig zijn in het proces van duurzaam bewaren en toegang bieden. Het model geeft inzicht in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen en toont de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Door de koppeling van de kosten van digitale duurzaamheid met de cost drivers kunnen organisaties met behulp van het model een statistische forecasting uitvoeren om strategische keuzes te helpen onderbouwen.

Bent u geïnteresseerd in het toepassen van het model op uw organisatie? Neem dan contact met ons op. We ondersteunen u graag met aanvullende informatie en praktijktips. Projectresultaat: onderzoeksrapport

Adviesbureau BMC leverde het rapport Onderzoek naar de kosten van digitale duurzaamheid (januari 2017, PDF) op waarin het proces wordt beschreven van de ontwikkeling en ingebruikname van het kostprijsmodel in samenwerking met de groep deelnemende instellingen. Ook is er een samenvatting (PDF) van het rapport beschikbaar.

In het rapport zijn de belangrijkste bevindingen te lezen over nut en noodzaak van het invullen van het model en worden aanbevelingen voor de toekomst gegeven:

  • De meeste organisaties staan nog aan het begin van het omgaan met kosten voor duurzame toegang en het toerekenen van de kosten naar activiteiten
  • Het ontwikkelde kostprijsmodel biedt hiervoor wel handvatten op het gebied van sturing en beheersing
  • Het invullen van het model leidt tot een sterkere bewustwording van het belang hiervan
  • De gekozen benadering van in kaart brengen van Activity Based Costing vraagt een omvorming van het denken bij organisaties. Financiële administratie is nu grotendeels gebaseerd op accounting principes en minder op inhoudelijke sturing
  • De kosten voor duurzame toegang zitten op dit moment nog vooral aan het begin van het proces en in de overkoepelende procesactiviteiten: selectie, pre-ingest en ingest. Daar valt dus in de samenwerking winst te behalen.
  • De personele kosten bedragen voor de meeste deelnemende organisatie 50% van de totale kosten voor duurzame toegang. Deze is daarmee de belangrijkste component. Ook hier valt er winst te behalen in samenwerking en kennisuitwisseling
  • Tot slot is het helder dat alleen een kwantitatieve vergelijking onvoldoende is, we zullen altijd moeten kijken naar de aard en de context van een organisatie.

De grote winst van het kostprijsmodel is dat we nu steeds minder vaak appels met peren aan het vergelijken zijn en steeds meer de verschillende appels met elkaar kunnen vergelijken. Echter, verschil is er nog altijd.

Deelnemende instellingen

Deelnemers aan het onderzoek en het kostenmodel waren het Nationaal Archief, de Koninklijke Bibliotheek, EYE Filmmuseum, Stadsarchief Rotterdam, Historisch Centrum Overijssel, Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG), SURFsara, DANS en Het Nieuwe Instituut. In het najaar start een tweede groep van een tiental bibliotheken, archieven en musea met het kostprijsmodel.

We hebben u nodig: lever uw gegevens aan en maak vergelijking mogelijk

De doelstelling is dat zoveel mogelijk instellingen uit verschillende domeinen hun kosten in de CCex-tool invoeren, zodat een benchmark ontstaat met behulp waarvan instellingen hun kosten, kostenposten en kosten in verschillende fases kunnen vergelijken. Zo’n vergelijking kunnen we alleen realiseren als een groot aantal instellingen bereid is om informatie aan te leveren. De eerste negen instellingen hebben hun bijdrage inmiddels geleverd. ‘Een weliswaar tijdrovende, maar zeer nuttige exercitie’, aldus een van hen. In het najaar van 2017 start een nieuwe groep instellingen met het invullen van het kostenmodel. Wilt u ook (nu of later) deelnemen en profiteren van meer inzicht in de kosten voor uw organisatie en een vergelijking met andere instellingen? Neem dan contact op met programmamanager Marcel Ras.

Meer informatie

Dit project werd ondersteund door Adviesbureau BMC in opdracht van de NCDD. Heeft u nog vragen? Neem dan contact op met Marcel Ras, programmamanager NCDD en coördinator werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar.

Een goed overzicht van internationale activiteiten op het gebied van het in kaart brengen van de kosten van digitale duurzaamheid vindt u op de wiki Costing Digital Preservation van OPF.




Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed