• nl
  • en
beeldband

IIPC (4): case studies organisatie webarchivering

8 oktober 2009 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter

Dit wordt de laatste sessie van drie lange en zeer nuttige conferentiedagen in San Francisco, met wederom een Nederlandse afsluiting: Hilde van Wijngaarden en Marcel Ras van de KB over het integreren van webarchivering in de KB-organisatie.

DSC_0558 Square pegs: fitting web archives into the digital preservation repository of the National Library of New Zealand, Kevin L. De Vorsey. In Nieuw Zeeland geldt alles dat wordt gepubliceerd in het .nz domein als ‘publicatie’ die valt onder de wettelijke depotregeling (dus ook deze tatoeage). De bibliotheek moet dus alles verzamelen en toegankelijk houden. Maar voor hoe lang? ‘Voor zo lang als nodig’ is de definitie. Is dat vijf jaar? 25 jaar? 1000 jaar? Eigenlijk doet dat er niet toe, zegt De Vorsey. Wij moeten de risico’s managen die er nu zijn; de toekomst zal voor zichzelf zorgen. Maar het archief heeft het wel moeilijk gehad met het integreren van websites; die zijn veel complexer dan een .tiff of .pdf. De bibliotheek is nu zo ver dat men de websites kan archiveren, maar moet nog veel werk doen om de structuren van die informatie echt te doorgronden en op basis daarvan de juiste duurzaamheidsbeslissingen te nemen.

DSC_0560 Continuity and preservation: the National Archives approach to maintaining permanent access to the web presence of UK Central Government, Amanda Spencer and Alison Heatherington. Zelfs de politiek ging zich druk maken over webarchivering toen een minister de informatie die hij nodig had niet meer kon vinden op overheidswebsites; er waren te veel gebroken links. Dat is een mooie manier om aandacht te vragen voor het probleem, lijkt me! Het leidde ertoe dat in Engeland het hele overheidsdomein (zo’n 1500 websites) nu drie keer per jaar door de National Archives wordt geharvest. Ook helpt het NA de overheden met het implementeren van automatische verwijzingen naar het webarchief als links het niet meer doen.

DSC_0563 Gisterochtend begon de iPRES met een discussie over de economische kant van de zaak en de noodzaak om aan te tonen dat duurzaamheid nuttig is. Deze case van de UK National Archives lijkt me een mooi voorbeeld van hoe je ook direct nut kunt hebben, en niet alleen in die verre, verre toekomst. Dat kan het weer ietsje makkelijker maken om de nodige fondsen te werven.

Ik zie trouwens dat de NA vooralsnog uitgaat van migratie als duurzaamheidsstrategie, ook voor de websites. Het migratiegereedschap dat men gebruikt is ‘Outside in’ van Oracle. Maar ook dit is een ‘work in process’ en er zijn nog veel vragen over de metadata, over de risico’s en over migratie. De workflows staan op de wiki van de IIPC, en de NA vragen uitdrukkelijk om feedback van het publiek.

Iemand uit het publiek merkt op dat de Engelse NA wellicht het eerste archief is dat echt werk gemaakt heeft van webarchivering. Amanda antwoordt dat de keuze ook binnen de NA niet onbesproken is. Menigeen vond dat websites eigenlijk publicaties zijn die niet thuishoren in een archief. Maar dDSC_0574e voorstanders wonnen.

It’s the end of a project as we know it: a discussion on experiences and issues in embedding web archiving and preservation in an organization, Marcel Ras en Hilde van Wijngaarden, Koninklijke Bibliotheek; met Birgit Nordsmark Henriksen van de KB Kopenhagen en Gildas Illien van de BnF Parijs. De KB heeft een paneldiscussie georganiseerd met andere collega’s die de projectfase van webarchivering voorbij zijn en nu een reguliere dienst hebben geïmplementeerd. Wat betekent zo’n overgang voor je organisatie? Marcel Ras geeft een overzicht van de taakverdeling binnen de KB (collecties selecteert; het e-Depot harvest en bewaart; en de afdeling publieksdiensten verzorgt de toegang). Bij de overgang van project naar dienst heeft hij een aantal problemen ervaren die allemaal te herleiden zijn tot een gebrek aan steun in de organisatie voor deze nieuwe dienst. En daarom is er te weinig IT-steun, te weinig expertise, en niet genoeg coördinatie tussen de betrokken afdelingen. Herkennen de andere deelnemers zulke problemen?

DSC_0540 Gildas Illien vertelt het verhaal van de BnF: de traditionele depotafdeling van 150 medewerkers was gericht op massaproductie. In 2007 is het webarchiveringsteam (3-4 fte) geïntegreerd in die afdeling, maar het blijft een team met een eigen identiteit. Ook hij meldt dat er meer betrokkenheid van IT en van het management nodig is.

DSC_0578 Birgit Nordsmark Hendriksen vertelt hoe de (analoge) depotbibliotheek van Denemarken volledig gekopieerd wordt in Aarhus. Er moeten altijd twee exemplaren worden gedeponeerd. Ten aanzien van webarchivering is er een taakverdeling gemaakt: in Kopenhagen worden de snapshots gemaakt en in Aarhus worden selecties en gebeurtenissen geharvest. Kopenhagen heeft de ‘access copy’ en Aarhus heeft het archiefexemplaar. Beide lokaties hebben IT-afdelingen. De R&D wordt in Aarhus verzorgd, terwijl Kopenhagen een digitaal duurzaamheidsteam heeft. Een stuurgroep overkoepelt op beide lokaties. De gebruikte software, NetarchiveSuite, werd ontwikkeld samen met de BnF en is beschikbaar in open source (http://netarchive.dk/suite/Development). De afdeling collecties vindt het nog wel lastig om in zo’n technische omgeving te werken, zeker omdat men maar een paar uur per week voor het webarchief werkt (alleen de service manager heeft een full-time baan). De verdeling over twee bibliotheken stelt hoge eisen aan de coördinatie, maar geeft ook veel mogelijkheden voor flexibiliteit. Men heeft behoefte aan meer gereedschappen, maar de andere problemen van de KB herkent Birgit niet zozeer.

DSC_0583 (2)

Het panel, vlnr: Marcel Ras, Birgit Nordsmark, Gildas Illien, en Hilde van Wijngaarden.

Moderator Hilde van Wijngaarden vraagt ook naar een aantal ervaringen in de zaal. Die blijken over het algemeen positief te zijn. Maar in de wandelgangen blijken de problemen van de KB ook elders voor te komen – alleen zeg je dat niet altijd in het publiek.

En dat is precies wat congresbezoek zo waardevol maakt: je hoort niet alleen de officiële versies, maar je kunt ook eens ronduit vragen: wérkt dat project van jullie ook echt? Na het tweede glas wijn krijg je vast een eerlijk antwoord. Niet om te publiceren, natuurlijk, maar wel om in de ‘hoofdbagage’ mee naar huis te nemen. Dat hoofd zit nu trouwens wel boordevol. Het is tijd om een dagje toerist te gaan spelen in San Francisco.

Gecategoriseerd in :Geen categorie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed