• nl
  • en
beeldband

Duurzame toegang, wat kost dat? Een impressie van de workshop op 13 april

28 april 2017 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter

Digitale collecties duurzaam bewaren is een kunst op zich, maar hoe zit het eigenlijk met de kosten hiervan? In de tweede Week van het Digitaal Erfgoed (7 – 14 april 2017) keken we samen met een diverse groep organisaties naar de (on)mogelijkheden van het nieuw uitgebrachte Kostenmodel Digitale Duurzaamheid. Marcel Ras, programmamanager bij de NCDD en coördinator bij het Netwerk Digitaal Erfgoed, doet verslag van een interessante middag.

Kennismaken met het kostenmodel en met elkaar

‘Zo’n dertig deelnemers, afkomstig van een breed scala aan organisaties zoals de Nationale Politie, gemeenten, archieven en kennisinstellingen, verzamelden zich donderdag 13 april bij de Koninklijke Bibliotheek voor de workshop ‘Kennismaken met het Nederlandse kostenmodel’. De workshop was de laatste van 5 workshops over digitale duurzaamheid die plaatsvonden in de Week van het Digitaal Erfgoed. Onder leiding van Herman Uffen en Tamar Kinkel (BMC Adviesgroep) en Marcel Ras (programmamanager bij de NCDD en coördinator bij het Netwerk Digitaal Erfgoed) dook het gezelschap dieper in de financiële kant van duurzame toegang tot digitale collecties; een vooralsnog mistig gebied.

Kosten van duurzame toegang: een mistig gebied

Dat digitale collecties duurzaam toegankelijk moeten zijn is duidelijk. We krijgen steeds meer grip op hoe we dat moeten bewerkstelligen. Maar wat dat een organisatie precies kost, is nog niet echt helder. Er is een gebrek aan inzicht in de kosten, de baten en de business case, en dit terwijl het volume van digitale informatie snel toeneemt en daarmee waarschijnlijk ook de kosten. Dit vergroot de urgentie om de kosten in kaart te brengen en te beheersen en structurele financiering (in plaats van financiering op projectbasis) mogelijk te maken. Een beter inzicht komt ten goede aan het realiseren van duurzame toegang tot informatie en helpt een organisatie ook bij het maken van keuzes. Dit draagt ook bij aan de samenwerking binnen het netwerk. Het delen van gemeenschappelijke voorzieningen – het streven binnen het Netwerk Digitaal Erfgoed – wordt eenvoudiger als we weten welke kosten die voorzieningen met zich meebrengen.

Om die kosten zichtbaar te maken en te beheersen, zowel op instellingsniveau als op (boven)sectoraal niveau, is binnen het werkpakket Digitaal Erfgoed Houdbaar van het Netwerk Digitaal Erfgoed (NDE) het project Kosten van duurzame toegang opgezet. Het werkpakket wordt gecoördineerd door de NCDD. De resultaten van dit project vormen de basis voor deze workshop.

Waar denkt u aan?

Met een korte online poll peilden we wat er bij de deelnemers leefde over dit onderwerp. Via een mobiele app lieten zij weten dat ze bij ‘kosten van digitale duurzaamheid’ dachten aan termen als ‘uitdaging’, ‘onderschat’, ‘onduidelijk’, ‘veel’, ‘onbekend’ en ‘onvoorspelbaar’. Onderstaande woordenwolk was het resultaat.

Woordenwolk: de deelnemers over kosten van duurzame toegang

Woordenwolk: de deelnemers over kosten van duurzame toegang

Op de vraag ‘Is uw instelling bezig met digitale duurzaamheid?’ antwoordde 84% van de deelnemers met ‘ja’. Een meerderheid, 53%, doet dat al meer dan een jaar (1 tot 5 jaar). Slechts 20% geeft aan daadwerkelijk inzicht te hebben in de kosten daarvan.

Een kostenmodel voor digitale duurzaamheid

Herman Uffen en Tamar Kinkel van BMC presenteerden vervolgens de resultaten van het onderzoek (PDF) dat zij in 2016 in opdracht van het Netwerk Digitaal Erfgoed en de NCDD hebben uitgevoerd. Het onderzoek was gericht op het in kaart brengen van de kosten voor beheer, behoud en toegang van digitale collecties bij erfgoedinstellingen en de kostencomponenten daarbinnen. Hoe verhouden deze zich tot elkaar en waar zitten de eventuele verschillen? Vanuit deze vraag werd er een kostprijsmodel (PDF) opgesteld dat is gebaseerd op het model dat het Europese 4C-project eerder ontwikkelde.

De vereisten hierbij waren dat instellingen met behulp van het model de kosten van duurzame toegang moeten kunnen bepalen en beheersen. Vervolgens moet het mogelijk zijn om verschillende organisaties en kostencomponenten met elkaar te vergelijken en hiervan te leren.

Tamar Uffen (BMC) licht het kostprijsmodel toe

Tamar Kinkel (BMC) licht het kostprijsmodel toe

Het model in detail

Het kostprijsmodel is een activity based cost model en richt zich op de activiteiten die nodig zijn in het proces van duurzaam bewaren en toegang bieden. Het model geeft inzicht in de kostenstructuren, de opbouw van deze kosten en de kostenbepalende variabelen (cost drivers) bij de betrokken instellingen en toont de harde financiële cijfers van beheer, behoud en toegang van digitaal erfgoed. Door de koppeling van de kosten van digitale duurzaamheid met de cost drivers kunnen organisaties met behulp van het model een statistische forecasting uitvoeren om strategische keuzes te helpen onderbouwen.

Het model is onderverdeeld in (1) activiteiten en (2) overkoepelende procesactiviteiten. Per processtap/activiteit worden er cost drivers onderscheiden. De kostengerelateerde elementen zijn vervolgens:

  • personele kosten
  • materiële kosten
  • overhead en kapitaallasten
'Cost drivers' voor duurzame toegang

‘Cost drivers’ voor duurzame toegang

Inzicht voor de organisatie

Op basis daarvan geeft het model een overzicht van de kosten voor duurzame toegang voor een deelnemende organisatie, en dat per processtap/activiteit. Daarbij moeten we altijd voor ogen houden dat dit kwantitatieve gegevens zijn die altijd moeten worden gekoppeld aan de doelstellingen en context van een organisatie (de kwalitatieve gegevens). Dit geeft een grondslag voor de kosten van duurzame toegang per organisatie. Aan het onderzoek hebben negen organisaties meegedaan. Deze negen hebben het kostprijsmodel ingevuld. De ervaringen van deze instellingen laten zien dat het model een potentie heeft en bruikbaar is om naast het inzicht in de eigen kosten en kostenstructuur te krijgen ook de kosten van duurzame toegang te vergelijken met elkaar.

De deelnemers krijgen een aantal uitkomsten te zien op basis van de cijfers die nu ingevuld zijn in het kostprijsmodel, zoals de jaarlijkse kosten per terabyte per activiteit en overkoepelende procesactiviteit en de kosten per object afgezet tegen de verschillende processtappen.

Bekijk de presentatie van BMC op Slideshare.

Bevindingen, geen conclusies

De eerste stappen zijn gezet om meer inzicht te krijgen in de kosten en de opbouw daarvan. Op dit moment kunnen we echter nog geen conclusies verbinden aan de cijfers die tot nu toe verzameld zijn. De kostengegevens van negen organisaties zijn zeer waardevol, maar onvoldoende om statistische conclusies op te baseren. Daarvoor is het in de eerste plaats nodig om meer gegevens van een groter aantal organisaties te verzamelen en op de tweede plaats om deze over een langere periode te monitoren, zodat de ontwikkeling van de kosten in beeld gebracht kan worden.

Wel heeft het onderzoek een aantal bevindingen opgeleverd waar we vervolgstappen aan koppelen:

  • De meeste organisaties staan nog aan het begin voor wat betreft het omgaan met kosten voor duurzame toegang en het toerekenen van de kosten naar activiteiten
  • Het ontwikkelde kostprijsmodel biedt hiervoor wel handvatten op het gebied van sturing en beheersing
  • Het invullen van het model leidt tot een sterkere bewustwording van het belang van kennis op dit terrein
  • De gekozen benadering van in kaart brengen van Activity Based Costing vraagt om een omvorming van het denken bij organisaties. Financiële administratie is nu grotendeels gebaseerd op accountingprincipes en minder op inhoudelijke sturing
  • De kosten voor duurzame toegang zitten op dit moment nog vooral aan het begin van het proces en in de overkoepelende procesactiviteiten: selectie, pre-ingest en ingest. Daar valt dus in de samenwerking winst te behalen.
  • De personele kosten bedragen voor de meeste deelnemende organisatie 50% van de totale kosten voor duurzame toegang. Dit is daarmee de belangrijkste component. Ook hier valt er winst te behalen in samenwerking en kennisuitwisseling
  • Tot slot is het helder dat alleen een kwantitatieve vergelijking onvoldoende is, we zullen altijd moeten kijken naar de aard en de context van een organisatie.

De grote winst van het kostprijsmodel is dat we nu steeds minder vaak appels met peren aan het vergelijken zijn en steeds meer de verschillende appels met elkaar kunnen vergelijken. Echter, verschil is er nog altijd.

Ervaringen van EYE

EYE Filmmuseum is een van de organisaties die haar gegevens heeft ingevoerd in het kostprijsmodel. Ernst van Velzen vertelde over deze ervaring. Het invullen van het model was tijdrovend, maar heeft veel inzicht in de kostenstructuur en in de processen opgeleverd. Het was voor EYE een nuttige exercitie, die tevens aantoonde dat de grootste kostenposten aan het begin van het proces zitten, namelijk bij selectie en ingest. Met name daar worden er ook personele kosten gemaakt. De kosten voor ICT en infrastructuur blijken slechts een kwart van de totale kosten voor duurzame toegang te zijn.

Bekijk de presentatie van Ernst op Slideshare.

De volgende stappen

Het projectteam heeft een roadmap opgesteld met vervolgstappen. Centraal staat het vergroten van de massa, waardoor we betere statistische vergelijkingen kunnen maken. Het streven is om het aantal deelnemende instellingen binnen een jaar uit te breiden tot dertig. Daarnaast gaan we de metingen uitvoeren over een langere periode, zodat er inzicht ontstaat in de ontwikkeling van de kosten. Een ander punt van aandacht zijn de kosten voor zogenaamde preservation actions. Deze worden nog niet gemaakt, simpelweg omdat we deze acties nog niet doen. Onbekend is nog wat de kosten zullen zijn zodra we hiermee starten.

De vervolgstappen richting inzicht in kosten van duurzame toegang

De vervolgstappen richting inzicht in kosten van duurzame toegang

Tot slot

Tot slot zetten we poll nogmaals in om erachter te komen waar de aanwezigen tegenaan lopen als het gaat om de kosten van digitale duurzaamheid. Deze vraag leverde interessante antwoorden op: ‘financiële methodieken’, ‘gebrek aan inzicht’, ‘gebrek aan draagvlak, kennis, bewustwording’. Deze poll en de discussies die tijdens deze middag werden gevoerd geven weer voldoende stof tot nadenken en energie voor de volgende fase.’

 

 

 

 

 

Gecategoriseerd in :

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed