• nl
  • en
beeldband

Digitale archieven worden flexibel en onderdeel primair proces

17 oktober 2008 Gepubliceerd door Laat uw gedicht achter


Afgelopen woensdag organiseerden de gemeente/stadsarchieven van Rotterdam en Antwerpen een gezamenlijke studiedag in het sfeervolle Felixarchief in Antwerpen. Voor een bomvolle zaal van collega’s (de helft uit Nederland en de helft uit Vlaanderen) lieten het Nationaal Archief, het GAR Rotterdam en het Felixarchief zien hoe ver ze zijn met de ontwikkeling van hun digitale depots en welke visies ten grondslag liggen aan hun initiatieven. (De presentaties staan op de studiedagwebsite van het GAR; fotobijschriften onderaan de blog.)

Wat het eerste betreft: Het Nationaal Archief en het GAR hopen begin volgend jaar de testfase in te gaan met hun digitale depots, die met dezelfde Tessella software worden ingericht. 2009 wordt het jaar van vele testen en pilotprojecten, waarna de systemen in 2010/2011 volledig operationeel moeten zijn. Het Felixarchief is al experimenteel in bedrijf. Men kiest er in Antwerpen voor om onderdeel voor onderdeel geleidelijk over de volle breedte uit te rollen.

Wat de visies betreft, wil ik er een aantal aspecten uitlichten:

Felixarchief: integreren in de workflow van de ambtenaar
Het Antwerpse archief heeft het geluk gehad dat het kon meeliften op een grote reorganisatie binnen de stedelijke diensten: het project ‘denBell’, waarbij ambtenaren digitaal gingen werken vanuit wat wij in Nederland flexplekken noemen. Integratie in het primaire proces is hier het motto, integraal ‘records management’ waar digitale duurzaamheid, pardon! duurzame toegankelijkheid is ingebouwd. Natuurlijk krijgen niet alle gemeentelijke archieven een buitenkans als Antwerpen, maar velen zijn het er inmiddels over eens dat die integratie eigenlijk de enige manier is om duurzame toegang te realiseren bij de administraties.


GAR: “een hele lange workshop”
Jantje Steenbuis en Josje Everse van het GAR legden vooral de nadruk op de betrokkenheid van de gehele organisatie bij de ontwikkeling van het e-depot en “kennis verwerven in de praktijk”. Het depot is ontwikkeld in nauwe samenwerking met de Archiefschool en vanaf 2007 met het Nationaal Archief. Steenhuis heeft een e-depot altijd gezien als een kerntaak van een archivaris die je niet mag uitbesteden, maar zij gaf nu aan dat ze ook wel beseft dat niet alle archieven de middelen van een grote stad als Rotterdam hebben, en dat met name kleinere organisaties wellicht pragmatische keuzes moeten maken.

Nationaal Archief: ontwikkelen van diverse scenario’s voor diensten aan derden
Het Nationaal Archief speelt in op de behoeften van kleinere organisaties, zo blijkt uit het visiedocument dat het NA twee weken geleden publiceerde (zie ook NCDD nieuwsbericht). In de presentatie van Jacqueline Slats kwamen niet alleen de technische kanten van het Digitaal Depot aan bod, maar ook de business cases waarmee het Nationaal Archief volgend jaar gaat experimenteren. In deze pilots worden (digitale) alternatieven uitgeprobeerd voor het traditionele overbrengen van papieren archieven na een periode van (idealiter) 20 jaar.
Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt geëxperimenteerd met vervroegde overbrenging van digitale archieven, ook van archieven die na verloop van tijd vernietigd moeten worden. Met diverse RHC’s en andere archieven (Utrecht, Noord-Holland, Zeeland) worden modellen uitgewerkt waarbij het Nationaal Archief fungeert als een trusted digital repository (TDR). Met het Kadaster wordt een experiment gestart waarbij de digitale archieven bij het Kadaster blijven, maar het Nationaal Archief op afstand het technische beheer verzorgt.
Dit zijn stuk voor stuk interessante modellen die een rol kunnen gaan spelen in het ontwikkelen van de nationale infrastructuur voor duurzame toegankelijkheid die op de agenda van de NCDD staat.
Je ziet ook dat digitale depots een sterke ontwikkeling doormaken: waar het in 2003 in gebruik genomen e-Depot van de Koninklijke Bibliotheek nog één geheel was op één plek, wordt nu veel meer gedacht in termen van netwerken. (Om misverstnanden te voorkomen: het KB e-Depot is ook niet stil blijven staan: momenteel loopt een groot vernieuwingsproject om het e-Depot aan te passen aan complexere objecten en de verwerkingscapaciteit te vergroten.)


Overigens waren Inge Schoups en Filip Boudrez het niet echt eens met de stelling dat een digitaal depot niet haalbaar zou zijn voor kleine instellingen. “Gewoon een kwestie van doen”, vond Filip Boudrez, en als je eenmaal bezig bent, is het best leuk.

Technology watch uitdaging voor de NCDD
In zijn samenvatting aan het eind van de dag gaf Peter Horsman van de Archiefschool aan dat het digitale tijdperk allerlei kansen biedt om middelen en ‘resources’ te delen, hoewel we daar traditioneel niet zo goed in zijn. Juist nu hoeven faciliteiten zich niet meer op één plaats te bevinden om gedeeld te kunnen worden. En op het gebied van kennis en expertise valt er heel wat te winnen door samenwerking. Zo hebben noch het Nationaal Archief, noch het Felixarchief, noch het GAR Rotterdam al een stevig fundament gelegd voor de ‘technology watch’ die hun digitale depots technisch up-to-date moeten houden. In de wandelgangen bleek dat de vraag eerst beantwoord moet worden wat zo’n technology watch nu eigenlijk inhoudt. Hierover later ongetwijfeld meer.

Zie ook: de blog van LOPAI met een verslag van Ingmar Koch.

Foto’s IA: rechtsboven, vlnr Jacqueline Slats van het Nationaal Archief, Jantje Steenhuis van het Gemeentearchief Rotterdam, en Inge Sloups van het Felixarchief Antwerpen.
Midden: vlnr Filip Boudrez van het Felixarchief (en van expertisecentrum eDavid) en Josje Everse van het Gemeentearchief Rotterdam).
Onder: De binnenplaats van het Felixarchief.

Gecategoriseerd in :Geen categorie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *



Translate »
Top
Netwerk Digitaal Erfgoed